Cómo crear una cultura de rendición de cuentas: Aprende a delegar.

Muchos dueños de empresas pequeñas de construcción retienen demasiado control y poder de toma de decisiones para sí mismos. Están demasiado ocupados tratando la microgestión de sus equipos con el fin de mantenerlos controlados.

Desde el pedido de materiales a la gestión de horarios tienen bastante completa la jornada. Sin embargo, cuando los propietarios desempeñan el papel central en el proceso de toma de decisiones y aprobación en sus empresas, dichas empresas no pueden crecer más allá de lo que el propietario puede gestionar. En lugar de asumir todas las responsabilidades deberían delegar responsabilidades esenciales a sus capataces.

Medir progreso y rendimiento

Debido a las muchas partes que componen la construcción, y con el fin de asignar correctamente la responsabilidad, la herramienta más práctica utilizada en la actualidad para crear las expectativas adecuadas de documentación y procedimientos es el software. Con una buena herramienta software se organiza, almacena, entrega y se lleva seguimiento de todos los detalles del proyecto.

Por otro lado, el desempeño del personal de la construcción es difícil de medir. La dirección de obra es la gestión del riesgo; y la gestión del riesgo entraña mucho más que tiempo dentro del plazo de la entrega. Incluso en el tiempo, los fracasos rara vez apuntan a un elemento que se pueda fijar. Por lo tanto, es fudamental hacer todo lo posible para mantener las cosas simples y sencillas.

Centrarse en la simplicidad y recordar el objetivo es, al fin y al cabo, la rendición de cuentas. El objetivo no es el perfecto funcionamiento, cero problemas o algún otro logro.

Mantener la coherencia

Esto puede ser tan simple como que los empleados se orienten hacia los objetivos que se han fijado en reuniones, formación o coaching. Sin lugar a dudas, la clave es la consistencia en el tiempo. Un buen enfoque para un líder sería para gestionar activamente el cumplimiento del horario determinado. Mantenerse en proceso de revisión activa.

Resolución de problemas.

Es necesario hacer responsables de problemas a diferentes personal dentro de la organización y mejorar los procesos para su resolución. Hay tantos problemas para elegir en la construcción, por lo que elegir uno fácil y empezar. Utilizar el software de para supervisar el rendimiento y cumplimiento. No hay necesidad de excavar o hacer “minería” a través de los archivos y documentos para solicitar informes con todo lo que se necesita gestionar para la rendición de cuentas. Sin embargo, hay que tomarse el tiempo necesario para mirar y analizar los datos y hacer preguntas al personal respect para que sepan que se está manteniendo una estrecha vigilancia.

El trabajo en este momento es garantizar las expectativas creadas. De hecho, es una buena idea de encontrar algún fallo, arreglarlo y seguir adelante. Ese pequeño esfuerzo producirá una cultura de rendición de cuentas más que cualquier otra cosa que un responosable pueda hacher. Esto hará que el líder de un equipo (o en cualquier empresa completa bajo un enfoque sobre la mejora de la rendición de cuentas), tanto hacia arriba o abajo de la organización, cree un  operativo excepcional más que cualquier otra táctica.

A continuación se muestran 12 puntos para para ayudar a aumentar la rendición de cuentas en los equipos:

1 Crear una cultura de rendición de cuentas. Los gerentes tienen que sentar las bases del equipo responsable. Es necesario establecer expectativas e intercambiar entre los miembros la responsabilidad mutua del equipo y responsables. Por otro lado, los gerentes son responsables de monitorear y proporcionar retroalimentación sobre los resultados de esas responsabilidades.

2 Delegar poder de decisión. Dar a capataces y supervisores poder para aprobar los documentos y tomar decisiones. Si necesitan la aprobación del gerente antes de que puedan comenzar a trabajar, el progreso del trabajo depende de la disponibilidad de una persona, que puede causar retrasos en los proyectos.

3 Mantenga reuniones semanales. Con la celebración una vez en la semana, en lugar de las reuniones diarias con el responsable del proyecto, los propietarios pueden estar en contacto con el equipo, controlar la producción y garantizar resultados de calidad en un alto nivel en lugar de perder tiempo con detalles específicos. Por lo tanto, las reuniones semanales permiten a los propietarios para mantener los supervisores y capataces responsables por el cumplimiento de los resultados esperados.

4 Crear un programa de la reunión. Este esquema incluye los objetivos semanales establecidos y un desglose del método para alcanzarlos, incluyendo calendarios de proyectos, enfoque del control de calidad, protocolo de seguridad, utilización de material y la actividad subcontratista. Estas reuniones permiten a los administradores de proyectos y a las compañías permanecer en tiempo real para asegurar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto sin sorpresas cerca de culminación.

5 Establezca expectativas. Definir quién es responsable de qué. Los gerentes deben establecer expectativas claras y cuantificables.

  • Específicos – Los objetivo con suficiente detalle para asegurar la comprensión del resultado deseado.
  • Medibles – Los objetivos se expresan en términos para definir la calidad, cantidad y/o con parámetros de los costos más importantes para lograrlos.
  • Alcanzable – La meta es un reto, pero al alcance.
  • Relevante – Los objetivos se centran dentro del ámbito de trabajo de la persona y asociada con el departamento y los objetivos organizacionales.
  • De duración determinada – Las metas se definen con una fecha de calendario y finalización.

6 Seguimiento en el cumplimiento de metas. Con demasiada frecuencia, se celebran reuniones y se fijan objetivos pero no se realizan acciones posteriores tras la reunión. El seguimiento y rendición de cuentas son necesarios para que las reuniones tengan algún valor. Si se va a tomar tiempo para celebrar reuniones y definir metas y estrategias para alcanzar objetivos, adelante. Si no logran lo que dijeron que harían, no abandonar con excusas y justificaciones de por qué no se han entregado. Dejarlos objetivos inconclusos es el primer paso que permitirá seguir utilizando las mismas justificaciones y excusas en próximas ocasiones.

7 Microgestión. Deja que tus supervisores y capataces realicen microgestión de sus equipos. Monitorear el progreso a través de la gestión de proyectos en lugar de mantener bajo observación al personal a lo largo de la jornada de trabajo. Supervisar a través de un microscopio en un día a día ada paso del proyecto sólo  ralentizará la producción.

8 No evitar el enfrentamiento. Responsabilizar a las personas puede implicar alguna confrontación. Muchos propietarios y gerentes tratan de evitar tensiones y conflictos: porque es un proceso incómodo. Pero la búsqueda de la evasión es peligroso para el negocio. No se debe ser amigo de los empleados. Como líder, necesita imponer respeto. Reúnase con sus responosables individualmente por lo menos una vez al mes para rendición de cuentas y evaluación del desempeño. Proporcionar crítica constructiva y recordarles continuamente sus expectativas y responsabilidades. Alabar al progreso del empleado en público, pero criticar el pobre desempeño en privado.

9 Informes de seguridad y de calidad semanales. Además de la síntesis de las reuniones semanales, mantener capataces o responsables con el deber de completar informes semanales de calidad y seguridad. Hacer que se realice una inspección minuciosa de la obra por cualquier calidad o de seguridad.

10 Plantilla de seguridad y calidad. Elaborar un informe semanal requerido con detalles que gustarían ser cubiertos por el supervisor de campo. Este informe incluye calificación de calidad, cuestiones de seguridad, planes de acción para corregir, fechas de vencimiento, etc…

11 Reducir la compensación de incentivos por mala calidad. Implementar una política que los resultados de los capataces de campo y supervisores tendrán  reflejo en el incentivo, reducción de la compensación por el trabajo de mala calidad, sin terminar, elementos incompletos de lista de objetivos…

12 Documento final de un proyecto. Exigir al capataz completar un informe final por cada proyecto completado. Firmar un contrato con detalles indicando que items se hicieron, artículos incompletos o que necesidades de reparación en la fecha de entrega y enviar una copia de este documento al cliente. Esto previenen responsabilidades por los daños realizados por subcontratistas sucesivos.

En definitiva, no permita que la micro o mala gestión ralentize el proceso de producción. Implementar una solución de gestión de proyectos para monitorizar y rastrear el progreso del trabajo en tiempo real y para terminar los trabajos una vez y por debajo del presupuesto serán las claves para crear una cultura de rendición de cuentas.

Fuentes:

http://blog.procore.com/blog/bid/380055/How-to-Create-a-Culture-of-Accountability

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