Método Kanban. Herramienta Kaizen que podemos utilizar en nuestro grupo Scrum.

Kanban no es en si una técnica específica de desarrollo software, su objetivo es gestionar de manera general como se van completando tareas en un proceso, pero en los últimos años se ha utilizado en la gestión de proyectos de desarrollo software, a menudo complementada con Scrum. El método Kanban destaca por ser muy fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte del equipo. Además, de por su capacidad para poder gestionar el desarrollo del trabajo de manera efectiva y productiva.

Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utiliza para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción. El Kanban está dentro de la estrategia Kaizen.

Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental dividiendo el trabajo en partes, esto significa que no se trabaja con la tarea total, sino que se divide en distintos pasos para agilizar el proceso de producción, normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it que se colocarán en el tablero o muro Kanban.

Los post-it suelen tener información variada, si bien, aparte de la descripción, debieran tener la estimación de la duración de la tarea, es decir, de un vistazo tenemos en el tablero la descripción de la tarea y la estimación de horas.

Hay dos objetivos que rigen este método productivo: por un lado, lograr un producto de calidad, al obligar a cada fase del proyecto a finalizar su tarea correctamente, y acabar con el caos, saturación o cuello de botella que puede darse en una fase del proyecto en condiciones normales en las que prima la rapidez por encima de la calidad del producto. Por lo tanto en el método Kanban no prima tanto la rapidez con la que se ejecutan las tareas si no la calidad de las tareas realizadas.

La aplicación del método Kanban implica la generación del tablero de tareas que permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Existen muchos tipos de tableros Kanban, que pueden tener columnas para diversos propósitos (pendientes, pruebas, desarrollo, pendientes de aprobación, realizadas, entre otras) y puede incluir subcolumnas, con diversos parámetros adicionales (capacidad máxima, prioridades, limitaciones, alertas) y cualquier otro tipo de indicador que permita hacer visible el trabajo en progreso. Esta flexibilidad en el tablero kanban lo convierte en algo confuso al principio e incluso tedioso que puede convertirse en una resistencia al cambio sobre todo cuando se quiere utilizar por primera vez. Para ello es necesario definir el flujo de trabajo de los proyectos. Cada una de las columnas corresponderá a un estado concreto del flujo de tareas, que nos servirá para saber en qué situación o fase se encuentra cada proyecto.

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El tablero debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde que se inicia hasta que finaliza (p.e: diagnóstico, definición, programación, ejecución, testing, etc.). Si bien es aconsejable empezar usando la versión más simple de todas: tres columnas, una para las tareas pendientes, otra para las que están en progreso y una tercera para las terminadas. Al comenzar es aconsejable concentrarse en poner todas las tareas pendientes, si durante el desarrollo de alguna tarea, se viene a la mente alguna otra, inmediatamente agregarla a la columna de pendientes. Ordenar las tareas pendientes por prioridad, se puede usar colores si hace más simple la visualización o se puede poner algún numero en las esquinas que indique la prioridad.

Cada vez que se inicia una tarea, colocar la nota en la columna de “En progreso”, se puede aprovechar la nota para poner algunos criterios de aceptación, es decir, que cosas debe cumplir la tarea para avanzar a la siguiente columna. Se recomienda evitar llenar de tareas “en progreso”, buscando siempre tener esta columna vacía. Si una tarea pasa mucho tiempo en esa columna, esto indica que es una tarea que probablemente tenga que volver a la columna de pendientes o hay que apresurarse en concluirla.

Una vez concluida la tarea y haberse asegurado que todos los criterios para considerarla terminada se hayan cumplido, trasladarla hacia la columna de concluidas, esto servirá para medir cuantas tareas ya fueron terminadas y visualizar el progreso. De este modo se aprovecha las notas para llevar un registro del tiempo necesario para terminar una tarea, eso te ayuda a evaluar y buscar mejorar continuamente los tiempos. El objetivo de la visualización es clarificar al máximo el trabajo a realizar, las tareas asignadas a cada equipo de trabajo (o departamento), así como también las prioridades y la meta asignada.
En resumen cuatro son las reglas o principios básicos de Kanban:

  1. Kanban es un método de producción, no un sistema que te dice cómo hacer tu trabajo. Tu equipo y tú sabéis cómo hacerlo y Kanban te ayudará a decidir si lo estáis haciendo bien o si hay que cambiar algo.
  2. Las cosas no son estáticas, cambian a lo largo de la vida, y los trabajos también, acepta el cambio si es necesario. Kanban apuesta por algo así como “si algo no funciona, cámbialo” o “si algo puede funcionar mejor, mejóralo”. Siguiendo el método Kanban, todos los miembros del equipo tienen que estar dispuestos a aplicar cambios constantes para mejorar sus rutinas de trabajo, siempre y cuando se haga poco a poco y con sentido común.
  3. Respeta el proceso en curso, los roles y responsabilidades de cada uno. Tanto en un proyecto de desarrollo de software como de cualquier proceso productivo, es imprescindible que cada miembro del equipo sepa qué tiene que hacer y cuáles son sus funciones. Para que el método Kanban funcione esto tiene que estar claro. No se trata de que todos hagan todo, sino que cada cual sepa qué hacer en el momento adecuado.
  4. Liderazgo en todos los niveles. Tener iniciativa y gestionar correctamente tu tarea o a tu equipo es otro elemento básico a tener en cuenta. No se trata de crear sistemas piramidales unos dentro de otros sino de que cada subgrupo y cada miembro tenga clara su función y la ejecute correctamente.

Por último, es importante recordar la filosofía sobre la que se asienta Kanban “ Stop Starting, start finishing”. Esto quiere decir que se prioriza el trabajo que está en curso en vez de empezar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales aportaciones del Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, existe un número máximo de tareas a realizar en cada fase.

Fuentes:
http://www.asesoriabajocoste.es/component/content/article/95-noticias-generales-pagina-principal/1588-gestionar-equipos-y-proyectos-con-el-m%C3%A9todo-kanban
http://www.pymesyautonomos.com/management/gestionar-equipos-y-proyectos-con-el-metodo-kanban
http://www.javiergarzas.com/2011/11/kanban.html
http://www.simpleformacion.es/que-es-y-para-que-sirve-en-metodo-kanban/
http://neosergio.net/el-poderoso-tablero-kanban-en-la-gestion-de-tareas/

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One comment on “Método Kanban. Herramienta Kaizen que podemos utilizar en nuestro grupo Scrum.
  1. […] en organizaciones de aprendizaje. Además ha sido un pionero de la utilización de sistemas Kanban para el desarrollo de software, un miembro fundador de la Sociedad de Sistemas de Lean y Sociedad […]

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