¿Qué es la excelencia operativa?

La palabra mejora en una operación significa diferentes cosas para diferentes personas. Algunos lo definen como el costo operativo menor o inventario reducido, mientras que otros lo describen en términos de aumento de la eficiencia o mejora en la calidad. El proceso de mejora en una organización a menudo implica el establecimiento de la gestión de uno de estos objetivos, los empleados que realizan cambios en sus áreas para lograrlo, a continuación, establecer la gestión de un nuevo objetivo.

La clave del éxito en el logro de la excelencia operativa comienza con la definición correcta, que todo el mundo y en todos los niveles de la organización, puedan entender y saber cómo lograr. De esa manera, cada empleado verá los nuestros esfuerzos de mejora continua (Kaizen) no son acerca de la eliminación de los residuos o la reducción de costes.

No es fácil de definir la Excelencia Operacional (OE; Operational Excellence). Algunas descripciones son demasiado amplias. Otros establecen parámetros tan estrechos que la definición final parece demasiado centrado en su alcance. A menudo, nos encontramos con las definiciones que parecen plausibles en un sentido académico, como por ejemplo “Ser el mejor a nivel mundial” o “La excelencia en todo lo que hacemos”. Pero estas definiciones son difíciles de traducir en acciones prácticas en el día a día de la empresa.

Para definir adecuadamente la excelencia operativa, primero tenemos que hacer algunas preguntas fundamentales difíciles acerca de la naturaleza de la mejora continua, la más importante de las cuales se centra en torno a una idea errónea acerca de la finalidad de la propia mejora continua.

A menudo escuchamos que la mejora continua es un viaje sin fin, y que al abrazar el viaje en sí mismo, vamos a mejorar el funcionamiento siempre. Sin embargo, mediante el establecimiento de la meta de mejora perpetua para hacer la operación más eficiente, podemos gradualmente reducir costos, pero no hay garantía de que nuestro negocio crezca. ¿De qué sirve una fábrica eficiente si el cliente ya no necesita nuestro producto?

Para aprovechar las operaciones para lograr el crecimiento del negocio, el primer paso es entender lo que es la excelencia operativa en realidad, y entonces, como podemos lograrlo.

Piense en la respuesta a la siguiente pregunta: ¿Dónde nos llevará nuestro camino de mejora continua?.

Una buena respuesta es que nuestro viaje nos llevará a la excelencia operativa, o en el punto en el que “todos y cada uno de los empleados puede ver el flujo de valor para el cliente y fijar el flujo antes de que se rompa. Aunque esta definición puede parecer simple, es en esta simplicidad la que le proporciona más valor.

Al definir la excelencia operativa de esta manera, se aplica a todos los niveles y todas las personas en la organización, desde los ejecutivos hasta los empleados que producen el producto. Es clara, concisa, práctica y, sobre todo, procesable y enseñable a otros miembros. Todos en la organización saben que, en sus respectivas áreas, debe haber un flujo visible de producto y/o información. Deben ser capaces de reconocer si ese flujo es normal o anormal y qué hacer si es anormal, todo sin necesidad de la asistencia de la dirección.

Con esta definición de la excelencia operativa, podemos empezar a enseñar el verdadero poder de flujos de valor Lean. Ahora podemos crear valor que no sólo fluye al ritmo de demanda de los clientes, sino que se hace visual de tal manera y en un grado tal que todos los empleados de la organización puede ver físicamente ese flujo.

Una vez que todo el mundo puede ver el flujo normal y anormal, el siguiente paso es crear lo que se conoce como trabajo estándar para el flujo anormal. En esta fase, creamos el trabajo estándar que corrige cuando las condiciones anormales en el flujo comienzan a aparecer. Esto significa que las personas que trabajan en el flujo (ya sea en la planta de fabricación o en la oficina) tienen una metodología estándar para corregir las cosas cuando van mal. El resultado final es algo que se llama “auto-curación” cadenas de valor, lo que significa que cuando el flujo se rompe en algún lugar de la operación, los empleados que trabajan en el flujo son capaces de arreglarlo sin la necesidad de intervención de los responsables de gestión.

Esta última frase es una característica fundamental, ya que una vez que logramos la excelencia operativa, no necesitaremos la participación en los acontecimientos del día a día de la parte operacional de la empresa. En cambio, los responsables de operaciones pueden pasar su tiempo de trabajo con las ventas y el proceso de innovación para desarrollar nuevos productos que los clientes necesiten. El resultado es tiempo dedicado a actividades que generan crecimiento de primera línea.

El primer paso en nuestra estrategia de mejora continua está estableciendo un destino para que podamos saber exactamente hacia dónde vamos. Nuestro destino es la creación de “Excelencia Operacional”. Lograr este objetivo debe basarse en un proceso para que cada empleado sepa los pasos que debe seguir, ver las señales que los llevan en la dirección correcta y saber cuando han llegado.

De este modo se pueden seguir algunos principios para llegar la implantación de la Excelencia Operacional:

  • Principio nº1: Diseño de flujos de valor Lean
    El primer principio se centra en los fundamentos de la estrategia, diseñar en el papel el flujo de valor de extremo a extremo, a partir del momento en que se recibe un pedido o solicitud de servicio por parte del cliente hasta el momento de la entrega. En el mapa de estado futuro, la información se da solamente a un proceso en la cadena de valor. Todos los procesos restantes saben qué hacer porque la información fluye con el producto a través de las conexiones creadas a partir de ese punto. La clave es que cada proceso está conectado, y el material y la información se mueve sólo cuando el próximo proceso lo necesita.
  • Principio nº2: Crear flujos de valor Lean
    A continuación, se debe plasmar el diseño del papel en la realidad de la operación e implementar un flujo de valor de auto-sanación o auto-curación que crea la excelencia operativa. El primer paso para pasar de papel es proporcionar una formación, incluyendo una revisión del mapa de flujo de valor del estado actual, las ocho directrices para el flujo, la aplicación de estas directrices a la cadena de valor objetivo y, por último, el plan de implementación. Lo más importante es que todos los empleados se les enseñe el objetivo de la excelencia operativa y el objetivo común de crecimiento del negocio.
  • Principio nº3: Hacer flujo visual
    Una vez tomado el diseño del papel y creado físicamente el marco para el flujo, el siguiente paso es hacer que el flujo visual para que cada empleado pueda ver cómo los procesos están conectados entre sí y con el cliente. En la excelencia operativa, casi cualquier indicador visual en la operación debe tener algo que ver con el flujo o la progresión del flujo del producto hasta llegar al cliente.
  • Principio nº4: Crear trabajo estándar para el flujo
    Una vez creado un buen flujo visual que permite a los empleados ver cómo debería funcionar el flujo normalmente, el siguiente paso es aplicar el concepto de trabajo estándar para ese flujo. Si bien la aplicación típica de trabajo estándar se aplica en los procesos, en este principio, hay que establecer el trabajo estándar entre los procesos, específicamente las conexiones que se han establecido entre ellos. Mediante la aplicación del trabajo estándar, tanto en los procesos y entre los procesos, se debe estabilizar el flujo completamente de inicio a fin para reducir la variación y crear normalidad para todo el flujo.
  • Principio nº5: Hacer el flujo anormal visual
    En Excelencia Operacional, se necesitan de todos los empleados para ver cuándo ocurre el flujo anormal. La idea es definir lo que es el flujo normal (como se ha hecho en los cuatro primeros principios), entonces deberían ser capaces de ver antes de que ocurra el flujo anormal. De esa manera se puede aprender, no sólo cómo corregirlo, sino la forma de evitar que se repita en el futuro sin necesidad de intervención por parte de gestión superior.
  • Principio nº6: Crear un estándar de trabajo para el flujo anormal
    A pesar de que a los empleados se les ha enseñado cómo ajustar y mantener el flujo seguramente, con el tiempo, el flujo se deteriora. La clave es tener un protocolo de acción que el operario debe realizar antes de llamar a un supervisor para poner el flujo de nuevo en marcha. Para ello, se crea el estándar de trabajo para cuando el flujo anormal se produce.
  • Principio nº7: Hacer que los empleados mejoren el flujo
    Una vez entregado producto al cliente, se debe mantener y mejorar el nivel de rendimiento de la cadena de valor utilizando algunas herramientas de mejora continua. Pero esto no es un viaje sin fin y tampoco se trata de eliminar los residuos, esto afecta a las operaciones de la empresa para alcanzar un nivel de rendimiento que afecte el crecimiento y mejora del negocio. Para hacer eso, la correcta aplicación de estas herramientas impiden que el flujo anormal suceda, implicando a los empleados en la corrección del mismo.
  • Principio nº8: Realizar actividades ofensivas
    La Excelencia Operacional implica crecimiento del negocio. Da a los responsables gestión la capacidad de tomar el tiempo dedicado a ejecutar operaciones y emplearlo al crecimiento del negocio. Esto se hace mediante la reducción o incluso la eliminación de las actividades que realiza la gestión de operaciones. Al cambiar su rol, gestión de operaciones ahora pueden participar en las ventas, ingeniería y la innovación para convertirse en parte del proceso que va a evolucionar de ser un proveedor de partes de un proveedor de soluciones.

Los ocho principios crearán procesos que se pueden utilizar para lograr la excelencia operativa en muchas áreas de la empresa y en todas las divisiones, desde la planta de producción hasta la comercialización y cualquier otra área de la organización. Una vez instalado el flujo, se puede aprovechar para trabajar en la acciones como desarrollo de productos, nueva tecnología, etc.

Por lo tanto, el objetivo de la Excelencia Operacional es que las operaciones en la empresa sean un factor clave en la creación y entrega de productos, bienes y servicios a los clientes con el fin de establecer el crecimiento del permanentes negocio.

Fuentes:

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Publicado en Futuro cercano, Industria 4.0, Kaizen
3 comments on “¿Qué es la excelencia operativa?
  1. […] razón por la que la excelencia operacional se ha vuelto tan popular hoy en día es debido a la necesidad de las organizaciones de optimizar y […]

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