OPEX para mejorar nuestros productos/Servicios

La EXcelencia OPeracional (OPEX; OPerational EXcellence) se refiera a la ejecución. Esto es una forma de ver a la empresa como un todo, en lugar de abordar las diversas partes por separado.

La razón por la que la excelencia operacional se ha vuelto tan popular hoy en día es debido a la necesidad de las organizaciones de optimizar y de ofrecer el mejor producto o servicio al menor costo posible. Esto permite a las empresas agilidad de maniobra y diferenciarse de la competencia, así como del resto de las empresas que producen los mismos productos/servicios.

Six Sigma y Lean Manufacturing se consideran metodologías de mejora de procesos y se enmarcan dentro de la OPEX. Se aplican a procesos, en un sentido amplio, ya que pueden ser tanto de fabricación como productivos en general (logística, cadenas de suministro, etc.) incluso se pueden aplicar a los propios procesos de gestión de la calidad, administrativos, recursos humanos, etc.

Six Sigma se centra en identificar las fuentes de variabilidad que conducen a procesos poco robustos, en los cuales los productos fabricados tienen una calidad también variable y poco predecible. Lean manufacturing en cambio, se centra en identificar el “desperdicio” mediante un análisis de la cadena de valor, con la intención de eliminar o minimizar todas aquellas actividades que no aportan “valor” al producto. El objetivo de las dos metodologías es reducir costes de producción en bOPEXase a reducir tiempos de ciclo (lo que tardamos en fabricar y tener disponible un producto) e inventario.

Excelencia Operacional se compone de cuatro categorías principales:

  1. Estrategia de implementación
  2. Gestión del rendimiento
  3. Equipos de trabajo de alto rendimiento
  4. Excelencia de Proceso

Estrategia de implementación

La OPEX es un cambio cultural de la organización que habrá realizarse a medio/largo plazo y requerir de algún  tiempo de entrenamiento por parte de los empleados, con la idea clara de ir introduciendo un nuevo paradigma; esto solo se logra con la educación, disciplina y dedicación necesaria. Además se deben plantearse resultados en corto, mediano y largo plazo; por otro lado estos objetivos deben ser medibles.

No hay que caer en el error de pensar que para obtener resultados a corto plazo se debe comenzar por entrenar al personal operativo para empezar a ver resultados. Como ya se ha dicho, la implementación de una estrategia OPEX es a medio/largo plazo. Entrenar a este grupo de personas en algunas herramientas de excelencia operacional solo serán esfuerzos aislados que no son duraderos en el tiempo.

La dirección y la gerencia son quienes primero deben adquirir los conocimientos en los temas relacionados a OPEX. Como en cualquier conocimiento, no se convertirán en expertos de la noche a la mañana, pero si deben tener un claro entendimiento de lo que se está haciendo dentro de la organización. De esta manera tendrá un equipo directivo que estará mostrando señales de encontrarse dentro de un nuevo paradigma.

El siguiente paso es generar un Modelo de Excelencia Operacional que contenga tanto la estrategia para el flujo y la estrategia de calidad. Este modelo OPEX se basa en tres bloque:

  • Plan de entrenamiento en todos los niveles de la organización.
  • Plan de control visual 5 S’s para producción o bien un plan de control Jeiyunka para empresas de servicios.
  • Y finalmente una estrategia de nivelación de capacidades.

Así, una vez cimentado el modelo, se dispondrán de las herramientas o tecnologías para generar flujo, ya sea de materiales o información, de acuerdo al servicio que ofrece la empresa y por otro lado también las herramientas o tecnologías que ayudaran a mantener altos estándares de calidad.

Finalmente, en el modelo se deberán establecer los resultado que se están buscando. Estos resultados deben proporcionar satisfacción tanto para los clientes, socios, empleados y hasta los proveedores, pues deberán estar pensando a largo plazo dentro de la cadena de suministros.

Definido el modelo de OPEX se puede recurrir a consultores o agentes externos que ayuden a la consecución de lo objetivos planteados. Tener una visión externa al negocio y que acompañe en el desarrollo estratégico y puesta en marcha de los programas es recomendable pues no es nada sencillo una implementación de este tipo de estrategia, por sencilla que parezca.

Por otro lado, estos consultores también pueden prestar una visión objetiva para realizar un diagnostico serio del estado actual de la empresa y posicionen el nivel exacto de comprensión en cuanto a la implementación del modelo; y así desarrollar los equipos de alto rendimiento, definir proyectos y generar el calendario de actividades para los siguientes meses.

Gestión del Rendimiento

La Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM, Corporate Performance Management) compone una serie de procesos, métodos y medidas, así como sistemas, todos ellos enfocados a dirigir y evaluar el rendimiento de la organización. CPM es el área de inteligencia de negocios (BI, Business Intelligence) que participa en el seguimiento y la gestión del rendimiento de una organización, de acuerdo a los indicadores clave de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators), como los ingresos, retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), gastos generales y los costos operativos. CPM también se conoce como la gestión del rendimiento de negocio (BPM; Business Performance Management) o la gestión del rendimiento empresarial (EPM, Enterprise Performance Management). Por lo tanto, el rendimiento corporativo consta de tres partes individuales:

  1. Inteligencia de Negocios.
  2. Planificación Estratégica.
  3. Planificación Financiera.

Con la combinación de las tres partes se consigue la alineación de la táctica, la estrategia y la ejecución de los planes de acción para la implementación del nuevo paradigma, de forma que todo esté enfocado hacia la consecución de los objetivos OPEX. Para gestionar el rendimiento corporativo es necesario una buena planificación estratégica, que no sólo abarque los procesos y recursos con los que cuenta la organización, sino que permita aprovechar al máximo dichos recursos para el cumplimiento de los objetivos y conseguir ser más competitivos.

Será necesario contar con una serie de elementos que ayuden a una mejor y más rápida toma de decisiones. En primer lugar hay que plantear la visión, misión y valores corporativos, identificar “qué somos, qué queremos ser y en qué creemos”. Una vez definidas las bases de la organización definir las perspectivas, esto permite organizar y agrupar los objetivos estratégicos en un buen mapa de objetivos, así como la relación entre ellos y el seguimiento del estado de los mismos mediante indicadores. Los indicadores y subindicadores permiten el seguimiento y control de los objetivos y los procesos, así como es recomendable asociar metas a dichos indicadores para el control de la consecución de los objetivos marcados.

Con todo lo anterior hay que establecer los planes de acción para la consecución de los objetivos, mediante la definición de tareas y su seguimiento; generación de informes que proporcionen información para evaluar y controlar de cara a la toma de decisiones en la organización.

Equipo de Trabajo de Alto Rendimiento

En lo relativo a equipo de alto rendimiento (HPTs; High-performance teams), este es definido por un conjunto de personas con habilidades y capacidades diferentes, que trabajan juntos para lograr un objetivo común, logrando mejorar sus resultados de manera continua. Para una organización estos equipos necesitan entenderse como una estrategia de negocio. En estos equipos los valores de los individuos se potencian y a la larga se consigue lograr un resultado mucho mejor. Un “Equipo de Alto Rendimiento” es aquel equipo que ha alcanzado los objetivos propuestos de una manera excelente en términos de eficacia y de eficiencia.

Para lograr que un equipo se convierta en un HPT se debe diseñar un programa de mejora continuado que incluya los siguientes elementos:

  • La fase en la que se encuentra el equipo; desarrollo, evaluación…
  • Los objetivos comunes a prever, programar y planificar así como las actividades que se van a abordar.
  • La asignación consensuada y con claridad de tareas, proyectos y responsabilidades: objetivos individuales.
  • La aportación de cada persona al equipo y del equipo a la organización.
  • La actuación del equipo acorde con la cultura de la organización.
  • El seguimiento de los objetivos conseguidos por el equipo.
  • Las variables y criterios utilizados para recompensar la eficacia de los resultados de un equipo experimentado.
  • Sinergia grupal: los valores del equipo.
  • El rol del líder en un equipo maduro.
  • Cómo conseguir un equipo capaz de autodirigirse.
  • Cómo dotar al equipo de la necesaria flexibilidad ante cambios y conflictos.

Para sustentar la importancia de un equipo de alto rendimiento en una organización se exponen algunas características esenciales.

  • Tener un propósito claro. Todos los miembros del equipo deben saber exactamente cuál es el objetivo a alcanzar. Así sabrán cómo pueden contribuir al logro del objetivo y podrán focalizar su energía y trabajo en ello.
  • Tener una comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera. Un intercambio ágil de la información permite asegurar que se adoptarán oportunamente las decisiones correctas y no existirán dudas en los miembros del equipo respecto a qué deben hacer, cuándo, cómo y por qué.
  • Voluntad de aprender de los demás. Todo proyecto es una iniciativa única. Por ello es importante que los integrantes del equipo tengan voluntad de aprender nuevas técnicas o métodos para ser aplicados en el proyecto. Existirá la tendencia a repetir métodos de trabajo ya conocidos, los cuales no necesariamente serán los mejores.
  • Participación en el grupo. Para que los miembros del equipo del proyecto se perciban como parte de éste, es fundamental que cada uno de ellos tenga una participación activa: los miembros del equipo no solo deben tener tareas específicas a realizar, sino que deben sentirse involucrados en la discusión de los problemas y en las decisiones que se adopten.
  • Orientación a la solución de problemas. La dinámica del equipo debe tener una orientación a la solución de problemas y no a la búsqueda de culpables. Esto genera un ambiente de solidaridad y confianza que contribuye significativamente a la motivación de los miembros del equiOPEX-peoplepo. Que ello ocurra depende fundamentalmente del estilo de liderazgo del gerente.
  • Búsqueda de la excelencia. No sólo en aspectos técnicos, sino también en lo referente a las relaciones entre sus integrantes y con otros involucrados, la responsabilidad por el trabajo y sus resultados.
  • Celebración de los logros. La celebración de los éxitos alcanzados es otro factor que contribuye a la motivación de los integrantes del equipo.
  • Involucrar a todas las personas relevantes. Cuando es necesario solucionar un problema y existen varios miembros del equipo que poseen conocimientos que pueden ayudar a solucionarlo, la tarea debe ser abordada por el equipo. Nadie es capaz de entender o resolver un problema solo.
  • Equipos multidisciplinarios para problemas multidisciplinarios. La composición de equipos multidisciplinares es muy variada, tanto en número de disciplinas involucradas como en el número de miembros de cada especialidad. En el comienzo de una actividad, al planificar la misma, siguiendo uno de los esquemas conocido, como por ejemplo el del “marco lógico”, u otro semejante, se define como estará formado el equipo de personal destinado a afrontar el problema.
  • Búsqueda de la innovación. El intercambio de ideas que se produce en un equipo multidisciplinario genera nuevas formas de ver y solucionar los problemas. Por ello un equipo de estas características es la mejor forma de innovar en la forma de ejecutar proyectos.
  • Descontento con el status quo. Queremos cambiar paradigmas. Si un proyecto se ejecutó siempre de acuerdo a una determinada metodología y queremos buscar nuevas y más eficientes formas de llevarlo a cabo, la capacidad innovadora de un equipo es la mejor forma de hacerlo.
  • Compromiso. Al trabajar en equipo los integrantes de éste sienten un compromiso no sólo con el trabajo a realizar, sino que también con sus compañeros.

Excelencia en los Procesos

La Excelencia en los Procesos es un estándar de gestión que cada organización debe buscar para garantizar el éxito sostenido y duradero de su negocio; este estándar se basa en los factores de éxito de la gestión en procesos:

  1. Entender las necesidades de clientes y stakeholders de procesos: Es clave entender que los clientes de cada proceso y sus expectativas de los resultados entregados son la base de la excelencia, ya que las características más importantes para los clientes son claves para la calidad de los procesos. No debemos de olvidar que los requerimientos de los clientes y stakeholders relevantes deberán tomarse como medidas de desempeño corporativa.
  1. Orientación al Proceso: El foco está en entender y optimizar los procesos clave, sean estos productivos y no productivos, asegurando que estén interrelacionados y alineados con la estrategia, a las necesidades de clientes y stakeholders y al contexto actual.
  1. Medición, Análisis y Control: Se busca identificar sistemáticamente y con datos fácticos puntos débiles en las distintas dimensiones y conexiones de los procesos con el fin de poder tomar decisiones focalizadas y sustentadas. Se aplican herramientas probadas para análisis de procesos e implementación de las mejoras.
  1. Objetivos claros a alcanzar: Se debe establecer claramente el foco que busca la Excelencia en los Procesos; este foco debe estar alineado con las dimensiones críticas del negocio. Típicamente los focos son reducción de costos y mejora en la calidad, sin embargo los focos en la Seguridad y Sostenibilidad han tomado bastante relevancia.
  1. Amplio involucramiento de los empleados y colaboradores: No se puede concebir la Excelencia en los Procesos sin incorporar a las personas, internas y externas, como agentes de cambio, porque finalmente son ellas las que aplican las herramientas que permiten conseguir los objetivos.

No debe existir ninguna duda acerca de los beneficios que produce la implementación de la Excelencia en los Procesos. Los resultados son potentes tanto cuantitativamente como cualitativamente. Las estadísticas muestran que la implementación de este tipo de iniciativas puede generar incrementos en capacidad de proceso de hasta 13 a 18% ó 10% menos en costos de calidad dependiendo del foco.

Conclusiones

La orientación hacia la Excelencia “obliga” a las organizaciones a replantear sus paradigmas de trabajo a la luz del contexto actual, donde existen nuevas condiciones y exigencias. El paradigma empresarial se tiene que adaptar al nuevo contexto de la industria 4.0, a los rendimientos actualizados y a los cambios en la organización.

Por otro lado, la satisfacción del cliente aumenta muchísimo al obtener un producto/servicio acorde con sus expectativas, las fuentes de error poco a poco se van eliminando a través del análisis y medición continua, mejora continua en definitiva; lo que mejora la calidad de lo que se entrega y el involucramiento de los trabajadores aumenta significativamente al sentirse parte del cambio.

Por último, y no menos importante, cabe destacar que cada organización puede aplicar la OPEX en distintos niveles. El nivel de aplicación dependerá del estado de la organización y el deseo de cambio de la alta dirección.

Fuentes:

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Publicado en Excelencia Operacional, Futuro cercano, Industria 4.0, Kaizen

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