Kanban Canvas. El tablero que modela la mejora de tu organización.

Durante los últimos 15 años Karl Scotland ha sido un defensor de los enfoques de Lean y ágil, ayuda a las empresas convertirse en organizaciones de aprendizaje. Además ha sido un pionero de la utilización de sistemas Kanban para el desarrollo de software, un miembro fundador de la Sociedad de Sistemas de Lean y Limited WIP Society.

.En una entrevista para InfoQ, Karl Scotland desglosa como trabajar con el tablero Kanban Canvas. El modelo Canvas describe la lógica de cómo una organización crea, entrega y captura valor.

Por otro lado tenemos un modo visual rápido y efectivo de trabajar: Kanban. Kanban significa “tarjeta” o “tablero“, es un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación, los productos necesarios en la cantidad y el tiempo necesario en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la fábrica o como entre distintas empresas.

En la entrevista, Karl Scotland introdujo el “lienzo Kanban“: un modelo de resolución de problemas utilizando técnicas basadas en Kanban. Karl demuestra la forma en que se puede utilizar el lienzo Kanban para impulsar el cambio en las organizaciones.

Karl defiende el uso de la Heurística, reglas empíricas que conducen al descubrimiento y el aprendizaje. Así, centrándose en la heurística, el objetivo del Kanban Canvas es desarrollar la capacidad de resolución de problemas, en lugar de definir una solución concreta.

¿Cómo describir el lienzo Kanban?

El lienzo está compuesto por una única página, diseñada para ser impresa tamaño A0, de modo que pueda ser utilizado como un punto focal para el trabajo colaborativo. La página se divide en varias secciones que se centran en diferentes aspectos del diseño y ejecución de un sistema Kanban.

En el centro hay un octógono, con ocho segmentos asociados que irradia a su alrededor. El octágono central es donde se construye una comprensión de la finalidad del sistema.

A la derecha, tres segmentos fluyen hacia fuera del sistema central, que representa tres puntos de vista para mirar el impacto deseado en los aspectos que el sistema Kanban tenga: fluir (hacerlo correcto), valor (hacer lo correcto) y potencial (haciéndolo sostenible).

A la derecha, cinco segmentos fluyen hacia el sistema central, lo que representa cinco enfoques para hacer intervenciones en el sistema que esperamos que tenga un impacto positivo: estudiar el contexto, compartir el conocimiento, estabilización del trabajo, detección de la capacidad y búsqueda del marco de trabajo.

Kanban Canvas

¿Cuál es el problema que se está tratando de resolver con un sistema Kanban?

Según Karl Scotland, las organizaciones necesitan de mayor aprendizaje, ahora más que nunca. La gente tiene que ser capaz de resolver de forma continua nuevos problemas, tienen que desarrollar pensamiento y habilidades para resolver problemas.

El lienzo Kanban ayuda a tener que mirar las cosas desde una perspectiva diferente. Se utiliza cuentos para entender el proceso actual y crear una visión de cómo el trabajo colaborativo está fluyendo. Las personas pueden usar el lienzo para estudiar el sistema y aprender más acerca de la situación actual, describir los impactos deseables y definir las intervenciones a realizar esos impactos.

Kanban Canvas Core. El corazón del lienzo.

La parte central del lienzo es una visión sistemática del problema o situación que se está abordando. Se podría aplicar la metáfora del iceberg, donde los eventos individuales son lo que vemos por encima de la línea de agua. Debajo del agua, a menudo sin ser visto, están los patrones de eventos en el tiempo. A su vez, más abajo, las estructuras del sistema que crean esos patrones. E incluso más abajo, se encuentran los modelos mentales que conducen a esas estructuras. Para comenzar a entender los problemas sistémicos que se desean abordar, en primer lugar hay que buscar los patrones.

Una manera de encontrar dichos patrones es a través de la narrativa. La herramienta de crear historias (storytelling) ayuda a relajar las convenciones sociales y sacar del interior los datos subconscientes. Mediante el análisis del relato se pueden sacar valiosas conclusiones ¿Cuáles son los personajes clave en la historia? ¿Cuál era su situación? ¿ Cuándo se producen os puntos de inflexión? ¿Cuáles fueron las consecuencias? En resumen, lo que ha sucedido en el pasado que ha llevado a la situación actual.

Una técnica rápida y simple de hacer esto es usar un formato conocido como el relato Pixar (Pixar Pitch), una fórmula que puede usarse para resumir cualquier película de Pixar. Parece que: “Había una vez … Cada día … Un día … Por eso … Por eso … Hasta que por fin …”. En colaboración rellenando los espacios en blanco puede crear una comprensión común de los retos que se traten.

Karl Scotland añade al final “Debido a que.. estamos diseñando un sistema de Kanban… Hasta que finalmente… “, donde describirán los impactos que se desean tener, en términos de flujo, valor y potencial.

El lienzo explora los impactos, observa el flujo, el valor y potencial.

Algunas personas consideran los sistemas Kanban se centran exclusivamente en la optimización del proceso o el flujo de trabajo. Sin embargo, el flujo no es suficiente si el producto del trabajo no tiene valor. Y un flujo de valor no será sostenible si no se tiene en cuenta las personas que hacen el trabajo. Resumiendo, el sistema no tendrá ningún futuro potencial.

Esas tres perspectivas: flujo, valor y potencial; constituyen una tríada, que ayuda a fomentar un equilibrio entre las tres. Las tres son necesarias, y ninguna de ella es suficiente por sí sola. La tríada ayuda a las personas a pensar acerca de la afinidad de un potencial futuro para cada tipo de impacto, sin tener que hacer una elección, o llegar a ser excesivamente centrado en una.

Un sistemas Kanban proporciona un enfoque evolutivo para cambiar. Esto significa que en lugar de definir un único estado futuro y trabajar para , empezando por entender el estado actual, explorar los muchos posibles estados futuros. Sin embargo, eso significa que mientras se está explorando, es necesaria una forma de evaluar si un futuro potencial es el que deberá seguir desarrollándose o revirtió y comenzar uno nuevo.

¿Cómo el lienzo Kanban impulsa el cambio en las organizaciones?.

El tiene cinco formas de ver las intervenciones del sistema: estudiar, compartir, estabilizar, sentido y búsqueda (Study, Share, Stabilise, Sense and Search). Estas 5S son abstracciones de las diversas prácticas y técnicas que se pueden utilizar para actuar e influir en el comportamiento del sistema en analogía a las 5S del Lean Manufacturing de Toyota.

  • Estudiar el sistema cubre las prácticas que ayudan a obtener los conocimientos necesarios sobre el contexto antes de empezar a hacer cambios y mejoras.
  • Compartiendo el conocimiento se examinan los enfoques de la visualización de la obra e se intercambia la información para crear una apreciación común de la situación.
  • La estabilización de la obra abarca formas de crear límites y políticas permitiendo restricciones explícitas, se convierten en un punto de referencia para mejorar y aumentar la resiliencia y capacidad de adaptación.
  • Sentir implica la capacidad de abarcar tanto las formas cuantitativas y cualitativas de conocer la opinión de qué tan bien está funcionando el sistema, a través de una combinación de métricas y el cumplimiento de las cadencias.
  • Buscar la capacidad abarca el funcionamiento de los experimentos y otros métodos para generar el aprendizaje, evolución y mejora del sistema.

Conclusión: los contextos donde aplicar el lienzo.

Hay tres áreas principales que se pueden estudiar para y de especial interés o que se deseen cambiar: el cliente (o grupo de interés), la demanda y el flujo de trabajo utilizada para satisfacer la demanda.

El lienzo puede ser utilizado para aprender más acerca de los clientes y las partes interesadas, esto implica tener empatía con ellos al pasar tiempo con ellos, experimentando sus frustraciones y satisfacciones.

Aprender más acerca de la demanda, lo que significa mirar a la naturaleza del trabajo que se solicita. ¿Qué crea valor ahora? ¿Qué ofrece una oportunidad para crear valor en el futuro?. Del mismo modo, costo del retraso y que clases de servicio proporcionan una forma de ver la programación y respuesta al trabajo realizado. ¿Cuáles son las consecuencias fiscales o de costes, y cuál es la urgencia?

Aprender más sobre el flujo de trabajo significa mirar a la forma en que se realiza el trabajo. Valor de la cadena de trabajo o variaciones equivalentes para el trabajo del conocimiento, identificar los puntos clave del proceso. ¿Dónde se producen retrasos, por lo general en forma de colas o lotes? ¿Dónde es necesario conocimiento para tomar decisiones, como qué construir, cómo construirla, o si se hace? ¿Dónde están los circuitos de retroalimentación que son negativos, lo que provoca retrasos, o positiva, creando retroalimentación?

Las organizaciones deben resistir las condiciones rápidamente cambiantes del momento en el que nos encontramos, tienen que ser organizaciones en continuo aprendizaje, capaces de responder y adaptarse rápidamente. Y el Kanban Canvas es una herramienta con la que se pueden conseguir buenos resultados sin necesidad de grandes esfuerzos.

Fuentes:

Karl Scotland page

InfoQ: Using the Kanban Canvas for Driving Change

Working Differently: The Pixar Pitch!  Telling your Story Crisply and with Clarity in order to Compel Action

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Publicado en Kaizen, Lean Manufacturing

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